Ich kläre Ziele, bringe unterschiedliche Perspektiven zusammen und steuere die Umsetzung - in Festanstellung oder im Rahmen eines freiberuflichen Projekts.Dabei achte ich darauf, dass Ergebnisse über den Moment hinaus Wirkung zeigen.
Viele Beteiligte, knappe Ressourcen, wenig Zeit - wie bleibt Ihr Projekt auf Kurs?
Als Projektleiterin oder Koordinatorin strukturiere ich das Vorhaben gemeinsam mit den Beteiligten. Wir legen Ziele und Zuständigkeiten fest, ich plane Meilensteine und Ressourcen und koordiniere die Umsetzung. Dabei mache ich Fortschritte sichtbar, behalte Budget, Qualität und Risiken im Blick und steuere nach, wenn sich Anforderungen ändern.
Meine Erfahrung
Meine Erfahrung umfasst die Steuerung von Projekten einer internationalen zwischenstaatlichen Organisation und die Begleitung von über 120 Förderprojekten - einschließlich Monitoring, Prüfung und Auswertung.
Strategie & Zusammenarbeit
Unterschiedliche Perspektiven und Prioritäten - wie finden wir eine gemeinsame Richtung und kommen ins Handeln?
Gemeinsam mit den Beteiligten arbeite ich Stärken und Chancen heraus und entwickle daraus Prioritäten, Programme und konkrete nächste Schritte. Dabei entscheiden wir auch, was wir nicht weiterverfolgen - gerade wenn Zeit und Budget begrenzt sind.
Ebenso wichtig ist, zu klären, was sich für die Beteiligten verändert, ihre Anliegen aufzugreifen und die nächsten Schritte gemeinsam zu gestalten, um Veränderungen dauerhaft zu verankern.
Meine Erfahrung
Bei der zwischenstaatlichen IHRA übersetzte ich strategische Ziele in Programme, Kriterien und Arbeitsweisen und wirkte an strategischen Reorganisationsprozessen mit. Dabei brachte ich politische Vertretungen und Fachleute in Austausch- und Planungsformaten zusammen und begleitete die Umsetzung.
Events
Viele Erwartungen, begrenzte Zeit - wie wird daraus mehr als ein gut gefülltes Programm?
Ich übernehme die Konzeption, Projektsteuerung oder operative Koordination von Veranstaltungen. Ausgangspunkt ist, was die Veranstaltung erreichen soll. Darauf stimme ich Formate, Inhalte und Abläufe ab und begleite die Umsetzung vor Ort. Dabei achte ich darauf, dass Inhalte erfahrbar werden und Austausch gelingt.
Meine Erfahrung
Events ziehen sich wie ein roter Faden durch meine Karriere - angefangen bei den Wirtschaftsjunioren über die Bundeszentrale für politische Bildung bis zur IHRA und der Zusammenarbeit mit der EU-Kommission. Dabei habe ich unterschiedlichste Formate geplant und begleitet: die sogenannte German Night, Messeauftritte, Konferenzen, Speed-Geeking und internationale Plenarsitzungen.
Mehr dazu · Projekte
Projekte steuern. Mehrwert schaffen.
Neuausrichtung des IHRA-Förderprogramms
Ausgangslage
Die Wirkung des IHRA-Förderprogramms sollte stärker sichtbar und nachvollziehbar werden. Organisationseigene Programme und Förderprogramm verfolgten dieselben strategischen Ziele. Bei begrenzten Ressourcen stellte sich die Frage: Wie können beide einander ergänzen und gemeinsam mehr bewirken?
Meine Verantwortung
Ich steuerte Evaluation und Neuausrichtung als zusammenhängendes Projekt. Dazu konzipierte ich den Evaluationsprozess, schlug die Mitglieder des Evaluation Boards zur Genehmigung vor und koordinierte mit Gremien und Teams, wie die Empfehlungen umgesetzt werden sollten.
01
Auftrag
Mitglieder des Evaluation Boards auswählen und zur Genehmigung vorschlagen. Ziele, Umfang und Erwartungen unter dem Vorsitz des Strategy Chairs abstimmen.
02
Planung
Roadmap und Terms of Reference konzipieren und erstellen. Budget, Zeitplan, Ressourcen und Zuständigkeiten planen. Risiken und Abhängigkeiten bewerten, Maßnahmen und Abstimmungsschritte festlegen.
03
Durchführung
Budget, Ressourcen und Zeitplan überwachen. Risiken laufend prüfen, Gegenmaßnahmen abstimmen und bei Abweichungen nachsteuern. Externe Evaluatorinnen und Board koordinieren; Ergebnisse auf vereinbarten Umfang und Qualität prüfen.
04
Umsetzung
Empfehlungen der externen Evaluatorinnen in konkrete Maßnahmen übersetzen. Eigene Vorschläge zur Neuausrichtung einbringen und die Umsetzung mit den Teams steuern.
05
Abschluss
Konsens der 35 Mitgliedsländer zur Neuausrichtung vorbereiten. Den neuen Förderaufruf starten, Ergebnisse sichern und die veränderten Abläufe verankern. Antragstellende und weitere Schlüsselakteure beim Übergang zum neuen Ansatz begleiten.
Entscheidungen trotz enger Fristen ermöglichen
Herausforderung: Für die Entscheidung im Dezember brauchten die Mitgliedsländer eine belastbare Berichtsgrundlage. Der Zeitplan für Bericht, Abstimmung und Entscheidung musste darauf ausgerichtet werden.
Lösung: Ich vereinbarte mit dem Evaluator, zunächst einen abgestimmten „Final draft“ vorzulegen, und passte den Zeitplan entsprechend an. So konnten die Mitgliedsländer bei der Plenarsitzung entscheiden und anschließend noch Kommentare zur abschließenden Fassung einbringen.
Zusammenarbeit abstimmen und Umsetzung ermöglichen
Herausforderung: Die Empfehlungen sahen vor, die Kommunikation zum Förderprogramm auszubauen. Dafür standen nur begrenzte zusätzliche Kapazitäten zur Verfügung. Es galt daher, gemeinsam mit Kommunikations- und Programmteam ein tragfähiges Vorgehen zu entwickeln und Aufgaben, Prioritäten und Zuständigkeiten abzustimmen.
Lösung: Im Dialog mit Kommunikations- und Programmteam arbeitete ich heraus, wie sich die Empfehlungen dennoch umsetzen ließen. Daraus entwickelten wir eine realistische Aufgabenverteilung: externe Kommunikation beim Kommunikationsteam, interne beim Programmteam. Ein gemeinsamer Storytelling-Workshop stärkte die Fähigkeiten zur Kommunikation über Förderprojekte. Die Roadmap vor Ausschreibungsstart klärte Aufgaben und Zuständigkeiten - abgestimmt auf die verfügbaren Kapazitäten.
Aktivitäten bündeln und mit begrenzten Ressourcen umgehen
Herausforderung: Die IHRA verfolgte ihre strategischen Ziele sowohl mit organisationseigenen Aktivitäten als auch mit dem Förderprogramm. Bei knappen Ressourcen galt es, die beiden Ansätze so aufeinander abzustimmen, dass sie sich gegenseitig stärken.
Lösung: Ich setzte mich dafür ein, die fachlichen Grundlagen der IHRA stärker für Förderprojekte nutzbar zu machen. Wir verankerten deshalb in den Förderkriterien, dass Projekte die jeweils einschlägigen IHRA-Leitlinien und Werkzeuge anwenden. So konnten Projektträger auf gemeinsam erarbeitetes Wissen zurückgreifen - etwa für faktenbasierte Bildungsarbeit oder den Umgang mit Archivbeständen. Ich koordinierte die Erstellung des Resources Explainers, der Projektträgern zeigte, welche IHRA-Werkzeuge sie für ihre Vorhaben nutzen konnten. So verbanden wir die Förderung konkreter Projekte mit der Anwendung gemeinsam entwickelter fachlicher Standards.
Externe Evaluation termingerecht, im geplanten Umfang und 20 % unter dem geplanten Budget abgeschlossen
Förderprogramm und fachliche IHRA-Arbeit enger aufeinander abgestimmt und Ressourcen gebündelt
Kommunikationsstrategien optimiert und klare Zuständigkeiten geschaffen
Webinar für Antragstellende eingeführt und Resources Explainer entwickelt
Mehr dazu · Strategie & Zusammenarbeit
Strategien entwickeln. Zusammenarbeit gestalten.
Ausgangslage
Bei der IHRA mussten politische Vertretungen und Fachleute verschiedener Disziplinen aus 35 Mitgliedsländern gemeinsame Prioritäten finden. Knappe Ressourcen, Zielkonflikte, unterschiedliche Entscheidungsbefugnisse und historisch-kulturelle Perspektiven machten es anspruchsvoll, neue Konzepte im Konsens zu entwickeln.
Meine Verantwortung
Ich wirkte an der Organisationsstrategie mit und koordinierte die Entwicklung strategischer Ziele für das Förderprogramm. Anschließend übersetzte ich diese mit den Beteiligten in Kriterien, Arbeitsweisen und konkrete Vorhaben. Dabei begleitete ich die strategische Reorganisation zunächst inhaltlich, dann strukturell und stimmte mich mit Präsidentschaften, Fachgremien und Delegationen ab.
Ziele definieren
Prioritäten und Engpässe klären: Was ist zuerst nötig? Zielgruppen, gewünschte Ergebnisse und Anknüpfungspunkte in der bestehenden Arbeit bestimmen.
Profil schärfen
Den besonderen Beitrag herausarbeiten: Welche Expertise, Ressourcen und Netzwerke schaffen einen eigenständigen Mehrwert?
Konzept entwickeln
Ideen strukturieren, gemeinsame Ziele herausarbeiten und passende Formate und Formen der Zusammenarbeit gestalten.
Umsetzung gestalten
Prozesse an die Strategie anpassen. Richtlinien, Kriterien und Vorlagen gestalten; Zuständigkeiten und Reporting klären. Teams beim Aufbau und in der Durchführung begleiten.
Prüfen & anpassen
KPIs und Qualitätskriterien festlegen, strategische Passung prüfen und Erkenntnisse aus Pilotierung und Umsetzung nutzen.
Förderstrategie an neue Prioritäten anpassen
Herausforderung: Die neue Organisationsstrategie sollte in klare Förderschwerpunkte, Auswahlkriterien und einen gemeinsamen Rahmen für Monitoring und Evaluation übersetzt werden.
Mein Beitrag: Ich konzipierte und moderierte den Strategie-Workshop, in dem politische Vertretungen und Fachleute das Förderprogramm gemeinsam neu ausrichteten. Einen Ansatzpunkt sah ich darin, die Rollen klarer zu unterscheiden: Die IHRA entwickelt gemeinsame fachliche Grundlagen; Förderprojekte greifen den konkreten Bedarf vor Ort auf.
Bei internationaler Kooperation, Co-Funding und Mindestförderbetrag wog ich ab: Was verlangt der internationale Auftrag der IHRA, wie setzen wir die begrenzten Mittel sinnvoll ein und was können kleinere Organisationen leisten?
Die gemeinsam beschlossenen Prioritäten übersetzte ich in Förderrichtlinien und konkrete Förderbedingungen. Damit der strategische Beitrag der Projekte nachvollziehbar wurde, überarbeitete ich das Logical Framework, entwickelte eine Indikatorenliste und vereinbarte mit den Förderempfängern passende Indikatoren, wenn Projekte bewilligt und Verträge geschlossen wurden. Mit dem Comms-Team klärte ich, welche fachlichen Inhalte die Kommunikation vermitteln sollte.
Herausforderung: Erstmals sollten Fachleute disziplinübergreifend Projekte entwickeln. Dafür konzipierte ich einen methodischen Rahmen, der unterschiedliche Perspektiven, strategischen Fokus und konkrete Projektplanung ermöglichte.
Lösung: Ich konzipierte die Workshops und bereitete die Moderierenden mit Leitfragen zu Zielgruppen, Kommunikation, besonderem IHRA-Beitrag und greifbaren Ergebnissen vor. Die Teams begleitete ich von der Idee bis zur Umsetzung und zum Abschluss. Damit aus den Ideen umsetzbare Projekte werden konnten, entwickelte ich Programm- und Finanzrichtlinien sowie Antrags- und Reportingvorlagen. Für die Vorbereitung der Workshops und Planungswerkzeuge koordinierte ich ein internes Team. Fünf Projektideen wurden bewilligt.
Zusammenarbeit wirksamer gestalten
Herausforderung: Politische Vertretungen und Fachleute sollten gemeinsame Prioritäten noch wirksamer verfolgen und messbare Ergebnisse erzielen. Unterschiedliche Perspektiven und Arbeitsweisen sowie wechselnde Präsidentschaften und rotierende Gremien machten es anspruchsvoll, einen gemeinsamen Fokus zu halten.
Lösung: Ich klärte mit politischen Vertretungen und Fachleuten ihre jeweiligen Prioritäten und Erwartungen an die Zusammenarbeit. Daraus entwickelte ich einen ersten Konzeptentwurf und Formate, in denen Delegierte gemeinsame Ziele, nächste Schritte und Entscheidungen vorbereiten konnten. Ich begleitete die Erprobung und entwickelte die Formate anhand der Rückmeldungen gemeinsam mit der Präsidentschaft und weiteren Beteiligten weiter.
Als Grundlage für Steuerung, Auswertung und Weiterentwicklung definierte ich KPIs auf Programm-, Prozess- und Projektebene sowie Kriterien für Qualität und strategische Passung.
Ergebnisse
Zusammenarbeit weiterentwickelt und Strategie umgesetzt
Fünf Projektideen aus Strategie-Workshops zur Bewilligung gebracht und die Teams darüber hinaus begleitet
Programm- und Finanzrichtlinien, Antrags- und Reportingvorlagen sowie Monitoring- und Evaluationssysteme mitgestaltet
Konzept zur Weiterentwicklung der Expertenstruktur erarbeitet; neue Austausch- und Planungsformate erprobt, ausgewertet und weiterentwickelt
[{"type":"swot","title":"1. Translating strategic goals into a grant program","subtitle":"IHRA · Adapting the grant program to a new organisational strategy","challenges":["The previous grant strategy covered a broad range of themes.","New priorities and a limited budget call for a sharper focus on the most urgent needs.","The new strategy calls for a shared framework to track how funded projects contribute to its priorities and achieve their intended outcomes.","Projects need to plan for lasting results and share them more effectively."],"swot":[{"title":"Strengths","items":["A unique combination of leading subject-matter expertise and government representation from 35 member countries","Access to this network for grant recipients, including expert advice on applications and feedback on project results","IHRA’s international standing lends credibility to funded projects and can help recipients attract co-funding"]},{"title":"Weaknesses","items":["Limited resources relative to the breadth of potential funding needs.","Broad funding themes make it harder to assess the program’s overall strategic contribution.","Project results need to remain useful and reach relevant audiences beyond the funding period.","The distinct contributions of grants and IHRA-led work need to be clearly defined."]},{"title":"Opportunities","items":["Unmet needs and gaps in research, education and remembrance","Expand IHRA’s network through the grant program, reaching new organisations and connecting them with its expertise and strategic priorities","Potential for cross-border cooperation and exchange of good practices","Opportunity to strengthen work on the underrepresented topic of the Roma genocide"]},{"title":"Threats","items":["Fewer living eyewitnesses and survivors","Historical sites at risk","Archival collections at risk or under restricted access","Underserved countries in Holocaust and Roma genocide education, remembrance and research"]}]},{"type":"decisions","title":"2. Defining the program’s focus and funding conditions","priorities":"Safeguarding the Record · Countering Distortion","roles":[{"title":"IHRA-led work","text":"Draw on subject-matter expertise and political reach to develop shared guidelines and standards that member countries can endorse and implement."},{"title":"Grant program","text":"Build capacity in the field: close specific gaps and co-fund external organisations to encourage them to take up and implement strategic priorities"}],"heading":"Balance access, international purpose and delivery capacity","decisions":[{"title":"International dimension","items":["Challenge: Balance local capacity-building needs with IHRA’s international mandate and the value of cross-border cooperation.","Considerations: Weigh local capacity needs against IHRA’s international mandate and the opportunity to connect expertise across borders. Distinguish IHRA’s contribution from national funding.","Decision: Keep an international dimension: IHRA grants should connect expertise across borders and complement national funding."]},{"title":"Co-funding","items":["Challenge: Balance accessibility for smaller organisations with the aim of making IHRA funding go further through co-funding.","Considerations: Balance access to funding with the aim of maximising IHRA’s contribution through co-funding, encouraging other funders to support the strategic priorities and avoiding dependence on IHRA as a sole funder.","Decision: Retain co-funding, with up to a year to secure it. An IHRA commitment can strengthen recipients’ credibility with other funders and help leverage additional support."]},{"title":"Minimum grant amount","items":["Challenge: Balance smaller organisations’ fundraising and delivery capacity with the resources required for assessment and project monitoring.","Considerations: Consider the assessment and monitoring effort associated with different grant sizes.","Decision: Maintain the €15,000 minimum to keep application assessment and project monitoring manageable within available staff capacity."]}]},{"type":"bsc","title":"3. Turning strategy into program management","panels":[{"title":"Impact & strategic contribution","items":["Objective: Build capacity in the field and address thematic and funding gaps","Critical success factors: Identify needs through expert input; ensure strategic alignment, grant recipients’ capacity to deliver and appropriate target groups","Indicators: Share of applications demonstrating strong strategic alignment and a convincing project rationale; extent to which intended outcomes are achieved; evidence that results remain useful beyond the funding period.","Actions: Clearly define funding priorities and selection criteria; revise the logical framework and application questions to connect objectives, outputs and outcomes; introduce a robust monitoring and evaluation framework"]},{"title":"Applicants, experts & member countries","items":["Objective: Reach applicants with relevant subject-matter expertise, mobilise delegates’ input and secure member countries’ support for funding decisions.","Critical success factors: A well-prepared Grant Review Committee with geographical and gender balance and relevant expertise; clear, tailored applicant guidance; transparent funding recommendations, clear conflict-of-interest rules and appropriate opportunities for member-country input.","Indicators: Applicant reach and geographical distribution; applicants’ understanding of funding criteria and procedures; applicant and reviewer feedback; clarity of funding recommendations; timely completion of agreed decision procedures.","Actions: Follow clear rules and procedures approved by member countries. Promote the grant call, engage applicants early and provide feedback well ahead of the deadline. Brief reviewers, prepare clear funding recommendations and coordinate member-country input in line with the agreed decision procedures."]},{"title":"Processes & quality","items":["Objective: Select evidence-based, high-quality projects and support their delivery","Critical success factors: Clear standards and tailored assessment questions for the Grant Review Committee; realistic, jointly agreed indicators linked to strategic objectives; sustainability and dissemination planned from the outset; qualified reviews and risk-based monitoring","Indicators: Share of applications meeting funding criteria; expert assessment of the evidence-based approach and project rationale; deviations from objectives and schedules; completeness and timeliness of reporting.","Actions: Clarify objectives and monitoring plans during the application process. Agree realistic indicators at approval or contracting. Track progress through interim reports, project visits and presentations at IHRA meetings. Require applicants to plan communication and dissemination using the template developed by Comms"]},{"title":"Finance & resources","items":["Objective: Make IHRA funding go further by requiring co-funding","Critical success factors: Grant recipients’ capacity to manage funding and deliver their projects; realistic project budgets in line with IHRA financial rules; secured co-funding","Indicators: Co-funding ratio; budget deviations; assessed efficiency of resource use; distribution of funding across countries and thematic priorities.","Actions: Require co-funding; apply financial controls and audits; plan capacity and balance competing objectives"]}],"contribution":["Prepare and moderate the grant strategy workshop with government representatives and experts; jointly develop funding objectives, criteria and conditions.","Propose complementary roles for IHRA-led work and grants; advocate for an international dimension, co-funding and a manageable minimum grant amount.","Draft the grant guidelines and prepare them for approval by consensus among 35 member countries.","Develop the indicator list and revise the logical framework; work with recipients to agree realistic indicators at approval or contracting."]}]
Mehr dazu · Events
Events strategisch denken. Als Projekt steuern. Mit Blick fürs Detail umsetzen.
Inhaltlich-strategisch
Eine Veranstaltung soll etwas bewirken. Deshalb kläre ich zuerst, was wir damit erreichen wollen und wen wir dafür zusammenbringen müssen. Bei der IHRA ging es darum, politische Vertretungen und Fachleute näher zusammenzubringen: gegenseitiges Verständnis zu fördern, historisches Wissen für politische Entscheidungen nutzbar zu machen und gemeinsam konkrete Empfehlungen zu erarbeiten, die Veränderungen anstoßen können.
EU-KommissionHerausforderung: Ein wichtiges Ziel der Konferenz war, politische Entscheidungsträger für den Schutz historischer Stätten zu sensibilisieren. Dafür kamen die politische Reichweite der Europäischen Kommission und die international anerkannte Expertise der IHRA zusammen. Die Herausforderung bestand darin, unterschiedliche fachliche Perspektiven zu einem politisch relevanten Programm zusammenzuführen und die Anliegen von Community, Fachleuten, Kommission sowie IHRA- und EU-Ratspräsidentschaft zu berücksichtigen.
Lösung: Ich entwickelte Format und Inhalte mit und brachte Fachleute aus verschiedenen Disziplinen und europäischen Ländern zusammen. Ihre Beiträge machten deutlich, warum Handlungsbedarf bestand und was der Schutz historischer Stätten konkret erforderte. Die Panelbeiträge gestaltete ich maßgeblich mit und stimmte die IHRA-Kernbotschaften mit den Partnern ab. Mit Referierenden, Kommunikationsteam und Moderation klärte ich, wie die Beiträge aufeinander aufbauen, und sorgte dafür, dass Panel und Reden inhaltlich aufeinander abgestimmt waren. So wurde die Expertise der IHRA sichtbar und unterstützte zugleich das gemeinsame Anliegen der beteiligten Präsidentschaften. Innerhalb der IHRA warb ich für die Teilnahme. Zugleich suchte ich nach Möglichkeiten, auf der Veranstaltung aufzubauen und die Partnerschaft weiterzuentwickeln. Das positive Feedback griff ich unmittelbar auf und entwickelte ein Konzept für die Folgekooperation - mit meinen Ideen für den Launch der IHRA-Charta und eine Guided Tour in Brüssel.
IHRA-PlenarsitzungenHerausforderung: In einer dicht gefüllten Veranstaltungswoche sollten Sichtbarkeit für Mitgliedsländer und Fachleute, fachübergreifender Austausch und gemeinsame Arbeit gleichzeitig ermöglicht werden. Traditionell waren viele Beiträge als Präsentationen angelegt; die IHRA-Strategie zielte zugleich darauf, die Zusammenarbeit zwischen Disziplinen sowie zwischen politischer und fachlicher Ebene zu stärken. Dafür mussten neue Formate nicht nur entwickelt, sondern die Beteiligten auch für diese Arbeitsweise gewonnen werden - unter engen Zeitvorgaben und innerhalb formaler Rede- und Entscheidungsverfahren.
Lösung: Ich entwickelte ein Konzept für Cross-cutting Workshops und stellte es zunächst der Präsidentschaft und leitenden Fachleuten vor. Gemeinsam konkretisierten wir die Themen und wählten Moderierende aus. Für jeden Workshop bereitete ich ein gemeinsames Vorgehen mit Leitfragen vor, damit die Diskussionen auf die Strategie, die relevanten Zielgruppen und konkrete Ergebnisse ausgerichtet blieben. Die Moderierenden und Mitwirkenden begleitete ich bei der Vorbereitung und Durchführung. Anschließend stellten die Beteiligten ihre Ergebnisse in einer Paneldiskussion im Plenum vor. Später ergänzte ich das Programm um Speed-Geeking, um Projektleitende und Delegierte miteinander ins Gespräch zu bringen und das gegenseitige Verständnis ihrer Arbeit zu stärken.
Projektsteuerung
Mehrteilige Kongresse erfordern gut abgestimmte Beiträge, Technik, Ortswechsel und Reisen. Bei internationalen Plenarsitzungen kommen feste Entscheidungsregeln und unterschiedliche Mitspracherechte hinzu. Ich plane diese Anforderungen gemeinsam, kläre Zuständigkeiten und halte Abhängigkeiten und Risiken im Blick. Ich wäge ab, welche Leistungen intern erbracht oder extern vergeben werden, briefe Dienstleister, vergleiche Angebote, beauftrage und prüfe die Qualität.
Europäischer Architektenkongress · bpbIch steuerte die organisatorische Vorbereitung eines mehrteiligen Kongressprogramms mit Präsentationen, Panels und einer Führung durch das Bundeskanzleramt. Ich stimmte Programm, Technik, Reisen und Abläufe aufeinander ab, machte Abhängigkeiten sichtbar und sorgte dafür, dass die beteiligten Teams auf einer gemeinsamen Grundlage arbeiten konnten.
IHRA-PlenarsitzungenIn der knapp bemessenen Sitzungswoche sollte neben den regulären Sitzungen auch Raum für fachübergreifende Zusammenarbeit entstehen. Mit den wechselnden Präsidentschaften passte ich deshalb das Programm und die Sitzungszeiten an und fand Lösungen, wenn Räume fehlten. Damit die Beteiligten diese Zeit gemeinsam nutzen konnten, brauchten sie vorab verständliche Unterlagen und verlässliche Abläufe. Darauf richtete ich die Vorbereitung aus - für die Teilnehmenden ebenso wie für die mitwirkenden Teams.
Operative Umsetzung
Gute Vorbereitung zeigt sich im Detail: von Registrierung und Technik bis zu korrekten Namensschildern und der Betreuung wichtiger Gäste. Ich gebe Abläufen Struktur und reagiere vor Ort flexibel, wenn sich Anforderungen ändern.
IHRA-PlenarsitzungenBei wiederkehrenden Plenarsitzungen mit rund 250 Teilnehmenden von Montag bis Donnerstag koordinierte ich Ablaufplanung, Briefings, Unterlagen und technische Anforderungen. Die Präsidentschaft beziehungsweise Gastgeber übernahmen Räume, Catering, technische Bereitstellung und Hotelkontingente. Vor Ort koordinierte ich protokollarische Anforderungen, Teilnehmerinformationen und aktuelle Sitzungsunterlagen mit den verantwortlichen Teams. Um auf kurzfristige Änderungen, ausgefallene Referierende oder zusätzlichen politischen Abstimmungsbedarf zu reagieren, passte ich Abläufe an und koordinierte Ersatzprogramme, zusätzliche Besprechungen und aktualisierte Sitzungsunterlagen. Dabei behielt ich Abhängigkeiten und Zeitplanung im Blick und hielt die beteiligten Teams informiert.
WirtschaftsjuniorenInternationale Konferenzen, Messebeteiligungen und Rahmenveranstaltungen wie die German Night stellten hohe Anforderungen sowohl an meine Planung als auch an die Umsetzung vor Ort. Ich koordinierte Messestände, Transportlogistik und Reisen und organisierte Vorstandssitzungen. Im Konferenzbüro betreute ich Mitglieder und Delegationen bei Anmeldung, Tickets und individuellen Anliegen - damit sie sich gut orientieren, unkompliziert teilnehmen und auf das Networking konzentrieren konnten.
Ergebnisse
Zusammenarbeit fortgesetzt Die Kooperation mit der Europäischen Kommission wurde im Folgejahr ausgebaut - mit dem Launch der IHRA-Charta und einer Guided Tour in Brüssel.
Unterstützung für Projekte fördern Beim Speed-Geeking konnten Projektleitende bei Delegierten verschiedener Länder Verständnis und Unterstützung gewinnen - auch auf politischer Ebene.
Über Disziplingrenzen hinaus arbeiten Aus den Cross-cutting Workshops entstanden fünf Projektideen, die über bisherige Disziplingrenzen hinausgingen und bewilligt wurden. Die folgende Präsidentschaft griff den Ansatz auf und wünschte erneut innovative Formate.
[{"type":"roadmap","title":"Managing the evaluation. Implementing change.","subtitle":"Project roadmap · April 2022-July 2023","groups":[{"title":"Coordinate the evaluation","tasks":[["Clarify scope, objectives and the board’s mandate; draft the budget; select board members across disciplines, ensuring geographical and gender balance; select the evaluator",1,2,"Apr 2022"],["Develop roadmap and ToR",1,2,"Apr 2022"],["Build consensus among 35 member countries on the ToR, approach, evaluation board and budget",2,4,"May-Jun 2022"],["Coordinate the evaluation, review quality, provide input, convene the board and adjust the schedule for a decision-ready final draft",4,8,"Jul 2022 to Oct 2022"]]},{"title":"Define the program’s direction","tasks":[["Agree a decision-ready final draft with the evaluator and circulate it to member countries",8,9,"Beginning of Nov 2022"],["Discuss evaluators’ recommendations",7,9,"Oct 2022 to Nov 2022"],["Build support among member countries for the program’s new direction",8,10,"Nov-Dec 2022"],["Circulate the concluding draft for member-country comments and incorporate final adjustments",10,11,"Jan 2023"]]},{"title":"Plan and implement changes","tasks":[["Prioritise recommendations and develop an implementation roadmap",10,11,"Jan 2023"],["Develop guidelines and build processes",11,12,"Feb 2023"],["Build support among member countries for the new guidelines and processes",14,16,"May-Jun 2023"],["Develop the communications strategy",12,14,"Mar 2023 to Apr 2023"],["Implement changes, adapt materials and the online application system",11,16,"Feb 2023 to Jun 2023"],["Prepare the new grant call and deliver the launch",14,17,"May 2023 to Jul 2023"],["Explain the revised approach, guide applicants and engage key stakeholders to build understanding and support",16,17,"Jul 2023"]]},{"title":"Throughout the project","tasks":[["Manage budget, resources, risks and quality throughout",1,17,"Apr 2022 to Jul 2023"]]}],"milestones":[["End of Jun 2022","Consensus reached on the ToR, approach, evaluation board and budget"],["Beginning of Nov 2022","Agreed final draft circulated as a basis for decision-making"],["Dec 2022","Consensus reached on the new direction"],["End of Jan 2023","Implementation concept prepared"],["End of Apr 2023","Communications strategy finalised"],["Mid-May 2023","Roadmap for the new grant call finalised"],["End of Jun 2023","Changes implemented, updated procedures embedded and new grant call prepared"],["By the beginning of Jul 2023","New grant call launched"]]}]
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Als Diplom-Politologin und zertifizierte Senior Portfolio Managerin (IPMA Level B) bringe ich langjährige Erfahrung mit internationalen Projekten, Programmen und Veranstaltungen mit.Unterschiedliche Welten prägten meinen beruflichen Weg: die Zusammenarbeit mit Unternehmerinnen und Unternehmern der Wirtschaftsjunioren beim Deutschen Industrie- und Handelstag und die öffentlichkeitsnahe Veranstaltungsarbeit der Bundeszentrale für politische Bildung. Bei der zwischenstaatlichen IHRA kamen politische Vertretungen und Fachleute aus Museen, Universitäten und Ministerien aus 35 Mitgliedsländern hinzu.Was mich dabei stets motiviert, ist über Disziplingrenzen hinweg zu denken, Ideen und Menschen zusammenzubringen und daraus etwas Wirksames entstehen zu lassen.Mit erprobten Methoden im Projekt- und Portfoliomanagement setze ich Prioritäten, plane Ressourcen und mache Fortschritte sichtbar. Ich arbeite kooperativ und sorge dafür, dass vereinbarte Schritte umgesetzt werden. Wenn Anpassungen nötig sind, spreche ich das früh an.Auch meine Freizeit gestalte ich gerne aktiv: Ich begeistere mich für Mode, fotografiere und töpfere gerne. In der Natur bin ich beim Wandern, Skifahren oder Surfen unterwegs.
Ich freue mich auf unseren Austausch. Gemeinsam klären wir, worum es geht und wie ich mich einbringen kann.Nutzen Sie gerne das Formular oder kontaktieren Sie mich direkt via Email an [email protected]
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